Вінницька обласна рада стала першою в Україні, де запровадили систему електронного документообігу для депутатів. Тепер усі проєкти рішень, які виносяться на сесію, обранці будуть бачити в електронному вигляді на планшетах, а не у вигляді стосів паперів.
Цю систему електронного документообігу розробляли, тестували та вдосконалювали півроку. Як розповів Артем Заїка, представник студії веб-дизайну “Глянець”, аналогів такої системи немає в жодній обласній раді України.
Тож вже на черговій сесії обласної Ради, яка відбудеться наприкінці березня, всі матеріали депутати вперше читатимуть не на папері, а з планшетів.
Нагадаємо, що восени минулого року у Вінницькій обласній раді встановили нову систему для голосування із сенсорною кнопкою, яку розробляла інша вінницька компанія. Система “Рада-В” унеможливила “кнопкодавство”, адже в ній депутати мають голосувати одночасно двома руками.
Менше паперу – більше дерев
Та головною “фішкою”, заради якої й ініціювали встановлення цієї системи, мала стати заміна паперових документів на електронні. Саме цю “фішку” створили вінницькі розробники зі студії веб-дизайну “Глянець”, де займаються розробкою та підтримкою сайтів будь-якого рівня складності.
Артем Заїка розповів, що рішення, яке вони запропонували для Вінницької обласної ради, в десятки разів дешевше за розробку, наприклад, програми, що встановлювалася би на кожен планшет індивідуально.
Натомість “Система електронного документообігу для депутатів” має вигляд публічного сайту “dep.vinrada.gov.ua”. На ньому будь-хто може ознайомитися з проєктами рішень, детальною інформацією про кожного з депутатів, нормативною базою (Конституцією України, Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні” тощо) та новинами Вінницької обласної ради.
Цікаво, що на цьому сайті доступна кнопка “Для людей з інвалідністю”, натиснувши на яку, можна обрати великий або дуже великий розмір шрифту, інтервали між рядками й буквами, а також шрифт (із засічками або без).
Та головне – це “Кабінет депутата”, до якого кожен із депутатів Вінницької обласної ради має свій логін і пароль.
Ця система розроблялася не для того, щоб надати якоїсь публічності, чи ще чогось. З цими проєктами й раніше можна було ознайомитися на сайті обласної Ради. Система розроблялася з метою, щоб депутат міг легко працювати з проєктами рішень під час сесії: бачив, за яке питання триває голосування і водночас міг з ним ознайомитися, – пояснив Артем Заїка.
Так, вже на наступному засіданні сесії обласної ради, депутати будуть входити у свій кабінет на закріплених планшетах і зможуть ознайомитися з переліком проєктів рішень порядку денного в електронному варіанті.
Також у свій кабінет буде входити адміністратор, який керуватиме цим сайтом паралельно з голосуванням у системі “Рада-В”. Таким чином кожен із депутатів буде бачити, який саме проєкт зараз розглядається, який він має статус, які були зміни, які комісії він пройшов тощо.
Це все відображається у розділі “Порядок денний” в режимі онлайн.
Так виглядає кабінет адміністратора. У розділі “Порядок денний” у нього є можливість обирати вид голосування (за основу / в цілому / зі змінами), позначати конкретно те рішення, за яке йде голосування, а також зазначати результат (прийнято / не прийнято / голосування не проводилося).
Так виглядає кабінет адміністратора. У розділі “Порядок денний” у нього відображаються всі дії адміністратора в режимі онлайн, під час голосування на сесії обласної ради.
– Всі питання порядку денного мають статус жовтий. Коли вже на сесії йде обговорення і голосування за конкретне питання, то в онлайні воно підсвічується бірюзовим кольором, щоб депутати розуміли, над чим зараз працюють, – розповів Артем Заїка.
– Коли ж голосування відбулося і результат став відомий, адміністратор у своєму кабінеті ставить галочку “за” (рішення прийнято) чи “проти” (рішення не прийнято) навпроти питання. Тоді воно забарвлюється зеленим, або червоним кольором з відповідною позначкою.
Також під час обговорення проєкту (воно може й годину тривати), якщо депутати вносять якісь зміни, адміністратор може одразу додати це прямо під час обговорення і поставити проєкт на голосування вже зі змінами.
Це все також буде відображатися в онлайні. У кожного депутата стоїть планшет, де запущена ця система, він бачить, що відбувається, і може ознайомитися з текстом документу просто під час сесії.
Зі слів Артема Заїки, ця система електронного документообігу зекономить дуже багато паперу, а відповідно – й дерев.
Уявіть собі, що в порядку денному сесії 25 питань (може бути й більше). До кожного – декілька проєктів рішення мають бути обов’язково роздруковані (а один проєкт рішення це 3-10 сторінок). До них ще можуть бути зміни (це ще декілька документів). І там більш як 80 депутатів, і всім це потрібно роздати. А ще ж працівники апарату є, який обслуговує обласну раду… Тобто система електронного документообігу дозволить повністю відмовитися від цих стосів паперової документації для розгляду на сесіях.
Так виглядає кабінет депутата. У розділі “Оприлюднені проєкти” у нього є можливість переглядати архів проєктів рішень, відкривати та ознайомлюватися з ними.
Так виглядає кабінет адміністратора. У розділі “Оприлюднені проєкти” у нього додається можливість пошуку потрібного проєкту та передачі його, за потреби, на порядок денний.
100% вінницький продукт
Артем Заїка зазначив, що систему електронного документообігу у студії веб-дизайну “Глянець” розробили “з нуля”: у них не було жодного аналогу для прикладу. Для цього розробники багато разів консультувалися з керівництвом та депутатами обласної ради, і зрештою, знайшли найбільш вдале рішення та створили зручний для їхньої роботи сервіс.
Розробники малювали макети кожної сторінки, розробляли унікальні структурні схеми, навіть дизайн кілька разів змінювали, адже під час тестування в обласній раді, вже самі розуміли, що потрібно змінити, – розповів Артем Заїка.
Тому це рішення – систему електронного документообігу – ми можемо запропонувати й для інших областей, де є система “Рада”. Звісно, що там можуть бути свої нюанси: звідкись потрібно підтягувати іншу документацію, може вони інакше голосують, може в них інакший регламент роботи сесії… Але із незначними коригуваннями це рішення можна використовувати в будь-якій області України.
Компанія “Глянець” займається розробкою, хостингом та підтримкою сайтів. Вони багато років успішно співпрацюють із підприємствами, рекламними агенціями, маркетологами та бізнесменами. Відтак, за 11 років діяльності вже мають близько півтисячі постійних клієнтів та понад 1190 готових проєктів у портфоліо.
Крім того “Глянець” розробляє унікальні Інтернет-магазини, підтримує всіх своїх клієнтів після запуску сайтів, пропонує договір із гарантією виконання роботи, а також рекламні кампанії “під ключ”.
Фото Ольги Мірошниченко
Дякуємо!
Тепер редактори знають.